تبدأ إجراءات مقرر ندوة الدبلوم بإكمال الاستمارة وتقديمها  في مكتب عميد الجامعة ، استمارة التقديم لموضوع أطروحة الدبلوم وهي  شرط الحصول على الائتمان لندوة الدبلوم  وأداء امتحان الدبلوم بعد كتابة الرسالة.  إذا كان من الضروري تغيير موضوع أطروحة الدبلوم ، يقدم الطالب نموذج طلب موضوع جديد. يكتب الطالب أطروحة الدبلوم تحت إشراف المشرف المعين من قبل عميد الكلية ، وكل تغيير في المشرف على الرسالة يتطلب موافقة العميد استجابة لطلب الطالب.

يشترط على الطالب تسليم الرسالة محررة وفق معايير التحرير ومبادئ بناء الهوامش والاقتباس المعروضة في "دليل كتابة الرسالة". تخضع جميع الأطروحات للتحقق من مكافحة الانتحال في نظام APD. يتم التحقق من مكافحة السرقة الأدبية باستخدام النظام الموحد لمكافحة الانتحال. الحد الأقصى لوقت انتظار التقرير هو سبعة أيام ، ونتائج اختبار مكافحة السرقة الأدبية متاحة لجميع الأطراف المعنية.  يمكن للطالب تقديم رسالة الدبلوم في مكتب العميد  بعد أن يرسل المشرف العمل في نظام APD للمراجعة ، ثم يدخل المروجون الدرجة من ندوة الدبلوم الثاني إلى USOS.  قبل تحديد موعد امتحان الدبلوم ، يجب على الطالب إكمال برنامج الدراسة بالكامل (أي الحصول على العدد المناسب من ECTS وإثبات الإكمال الناجح لعناصر برنامج الدراسة التي لم يتم تخصيص نقاط ECTS لها ، على سبيل المثال دبلوم Proseminar ، التربية البدنية والصحة والسلامة ، إلخ). يجب على المرء أن يتذكر الاعتمادات المشروطة والاختلافات المحددة في المناهج الدراسية.  يؤدي عدم استيفاء الطالب للموعد المحدد لتقديم أطروحة الدبلوم إلى إعادة الفصل الدراسي الأخير في مجال ندوة الدبلوم.  يتم إبلاغ الطالب بموعد امتحان الدبلوم من قبل مكتب العميد عبر البريد الإلكتروني.